Quelques conseils pour organiser sa participation à un salon
Participer à un salon professionnel, c’est un peu comme vouloir réunir ses amis, les amis de ses amis ainsi que tous ceux qui veulent être de la partie dans un endroit convivial. Vous allez vouloir tout mettre en œuvre pour recevoir vos invités dans les meilleures conditions. C’est donc un évènement qui demande de la préparation et qui ne s’improvise pas.
Quand on imagine le travail qu’un évènement privé demande, il est facile de se projeter dans les préparatifs qu’engendre un salon professionnel. Plusieurs étapes sont à prendre en considération pour qu’il soit un succès. Nous allons vous aider à n’en négliger aucune.
1. Identifier l’objectif recherché
Les salons sont nombreux tant au niveau national qu’international. Il convient donc avant tout chose de bien comprendre pourquoi votre PME doit être présente à un salon et d’en choisir un en rapport avec votre secteur d’activité.
L’idée qui se cache derrière cela est bien entendu de rendre le salon rentable. Et pour pouvoir le déterminer, il est important de mettre le résultat obtenu en face de vos attentes commerciales.
2. Etablir les ressources disponibles
Organiser un tel rassemblement va nécessiter un budget financier mais également des ressources humaines. Réfléchissez bien aux moyens que vous pouvez mettre en place avant de vous aventurer dans la préparation d’un salon.
Nous vous conseillons de nommer un coordinateur du salon c’est-à-dire une personne qui va prendre en charge l’ensemble de l’évènement. Elle sera le contact privilégié de tous les intervenants.
3. Sélectionner le salon professionnel propice à la réalisation de vos objectifs
Les salons sont assortis d’une thématique. Il est donc primordial d’être présent là où vous maximisez vos chances d’atteindre vos objectifs.
En général, chaque industrie dispose d’un à plusieurs salons qui lui sont propres. Les entreprises actives dans les biotechnologies et sciences de la vie se retrouvent par exemple à des événements comme Knowledge for Growth, BIO Europe, ou encore bio.be/essenscia. Vous pouvez aussi être intéressés par le salon Saveurs et métiers destiné aux métiers de bouche et au retail alimentaire. Et pour en citer un dernier, le salon Digitalize qui veut aider les entreprises dans leur transformation numérique.
N’hésitez pas à consulter l’agenda des associations professionnelles représentatives de votre secteur d’activité. Vous y trouverez certainement le ou les salons qui vous mettront en relation avec votre cible.
4. Valider votre présence auprès des organisateurs
Les inscriptions peuvent être ouvertes jusqu’à un an à l’avance. Une fois votre décision prise, ne manquez pas de vous faire connaître le plus vite possible auprès des organisateurs.
Vous aurez la possibilité de négocier le tarif de votre emplacement si vous vous y prenez vraiment tôt. Certains salons proposent en effet des prix plus attractifs pour les inscriptions les plus rapides.
Les possibilité de choix pour votre stand seront aussi plus nombreuses. Privilégiez les allées principales et la proximité avec d’autres exposants générant beaucoup de passage.
5. La préparation du stand
Tout d’abord, vous devez obtenir le guide technique du salon. Vous y trouvez toutes les informations relatives à la superficie du stand, au raccordement électrique, le mobilier mis à votre disposition, les possibilités de personnalisation possibles,… C’est le point de départ de votre réflexion.
Bien entendu l’objectif est de faire de cet emplacement un prolongement de votre entreprise. Vous allez avoir envie d’y partager votre image, vos valeurs. Vous devez donc penser à l’habiller et prévoir éventuellement des roll-ups, des brochures, un téléviseur, un sol à vos couleurs, des autocollants… Vous avez pour seules limites votre créativité et votre budget.
Toute cela demande du temps de livraison et d’impression, prenez-vous y à temps.
Réfléchissez aussi à l’investissement que vous souhaitez réaliser en mobilier. Si vous misez sur une présence régulière à des salons, cela peut valoir la peine d’acheter votre propre matériel et de le réutiliser.
L’aspect fonctionnel est aussi à prendre en considération. Il est important de circuler facilement sur le stand. Si vous envisagez des conférenciers, des présentations de produits, des négociations avec vos commerciaux, … il est important de réfléchir à l’ergonomie de votre espace.
6. Amener du monde sur le stand
Vous souhaitez bien entendu avoir du passage sur votre stand. Pensez à mettre à contribution vos commerciaux. Le salon est l’endroit idéal pour donner rendez-vous à vos clients et à vos prospects.
Vous devez aussi informer toute votre base de données de votre présence à ce salon. Pensez donc à rédiger des emails d’invitation l’avisant du programme alléchant à venir. Vous allez dans un premier temps les inviter à l’évènement et par la suite leur rappeler l’imminence de celui-ci. Pensez également à acheter des places en suffisance pour leur offrir l’entrée.
Communiquer votre présence via vos réseaux sociaux en créant des publications attractives. Signalez-la aussi avec une signature de mail renseignant l’évènement. Votre site internet reste une excellente vitrine, créez un joli visuel bien placé que votre audience ne pourra pas manquer. Tous vos outils de communication sont à utiliser !
Toute l’affluence que vous allez rencontrer, vous allez devoir la sustenter. Pour cela le minimum à prévoir est une machine à café. Si vous avez plus de budget, vous pouvez bien entendu aller jusqu’à envisager un service traiteur. Notez que l’impact environnemental est de plus en plus pris en considération. Exit donc les gobelets en plastique pour privilégier tous les supports durables et écoresponsables.
Vous allez aussi avoir envie de collecter toutes les coordonnées de vos contacts pour pouvoir les joindre par la suite. Pensez donc à tout le nécessaire (papier, stylo, tablettes, classeurs) pour ne rien égarer.
Le jour J, les réseaux sociaux vont devenir vos meilleurs alliés. Vous allez pouvoir créer plusieurs publications pour commenter l’évènement, partager tout ce qu’il s’y passe et communiquer avec votre audience.
7. Préparer l’agenda de la journée
En parlant de programme alléchant, vous y aurez réfléchi préalablement. Pensez à dresser un planning de la journée en adéquation avec les intérêts de votre public et de votre actualité. L’importance d’avoir dressé dans votre stratégie marketing un buyer persona prend ici tout son sens.
Vous avez développé un nouveau produit, prévoyez plusieurs plages horaires pour faire des démonstrations. Vous avez des ingénieurs à disposition pour parler de votre recherche, pensez à mettre en place des conférences suivies de séances de questions réponses.
Envisagez aussi des temps morts pour permettre à vos commerciaux de discuter et construire des relations avec les prospects les plus intéressés.
8. L’après salon
Une fois que tout est terminé, les réseaux sociaux sont un bon moyen pour remercier tous vos visiteurs. Un courrier peut aussi être envisagé.
N’hésitez pas à répondre aux questions qui vous ont été posées de manière personnalisée en proposant notamment des rendez-vous afin de parvenir à atteindre vos objectifs commerciaux. C’est aussi une excellente façon de vous distinguer par votre réactivité de vos concurrents.
Enfin, ne négligez aucun contact relevé durant ce salon. Pensez à les relancer pour ne manquer aucune opportunité commerciale.
Vous l’aurez compris, organiser un salon ne s’improvise pas. Grâce à un planning, un plan d’actions bien ficelés et les préparatifs entamés à temps, vous ferez de ces journées une occasion unique de vous présenter à votre public et de déclencher des ventes.
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